Úrtaks- og vinnureglur vegna starfsmatsviðtala

Samningsaðilar velja starfsmenn sem fulltrúa starfa samkvæmt eftirfarandi aðferðafræði: Miðað er við að þegar 2-5 gegna tilteknu starfi séu teknir tveir í viðtal, ef 6-30 gegna starfi verði teknir fjórir í viðtal, ef 31 60 verði teknir sex í viðtal og síðan fylgt 10% reglu þó ekki fleiri en 10 í viðtal vegna hvers starfs.

Val á starfsmönnum í úrtaki í störfum sem eru á landsvísu

Þegar verið er að meta stóra starfahópa með 61 eða fl. starfsmönnum er gert er ráð fyrir að viðtöl fari fram í fimm stærstu sveitarfélögum í öllum landshlutum. Ísafjarðarbær, Akureyrarkaupstaður, Fjarðabyggð, Árborg og Kópavogur.

Miðað við að tveir fulltrúar fyrir hvert valið starfsheiti verði fengnir í viðtal úr hverju sveitarfélagi, alls tíu starfsmenn úr hverju starfi.

Við valið skal haft að leiðarljósi að starfsmenn hafi hvað víðtæka starfsreynslu og að hlutfall karla og kvenna sé í réttu hlutfalli miðað við starfshópinn.

Val á starfsmönnum

Skilyrði er að starfsmaður hafi sinnt starfinu í a.m.k. 6 mánuði. Þess skal gætt við val á fulltrúum starfa að þeir endurspegli kynjahlutföll, aldurssamsetningu og vinnustaði eins og kostur er.

Starfsmatsráðgjafar ásamt starfsmannastjóra/yfirmanni starfsmannamála og stéttarfélagi í viðkomandi sveitarfélagi finna út frá starfsheiti hve margir fulltrúar starfs skulu valdir. Með tillögum skulu fylgja upplýsingar um næsta yfirmann.

Starfsmenn sem ekki eru boðaðir í starfsmatsviðtal geta fengið almennar upplýsingar um starfsmatið á kynningarfundum starfsmatsráðgjafa og jafnframt geta þeir fengið upplýsingar hjá starfsmannastjóra/yfirmanni starfsmannamála og stéttarfélagi um hverjir eru fulltrúar starfsins starfsmatsviðtölum.

Boðun í starfsmat

Starfsmenn mæta í viðtal hjá Verkefnastofu starfsmats, Vonarstræti 4, Reykjavík og á það við um starfsmenn á stórhöfuðborgarsvæðinu og þeirra sem kostaðir eru utan af landi í viðtal. Áður en boðað er í starfsmatsviðtal þarf að athuga hvort að skráning starfs rétt. Fjöldi starfsmanna í starfsheiti ræður fjölda starfsmanna sem kemur í viðtal.

Ef í ljós kemur ósamræmi í starfsheitaskráningu þarf starfsmannastjóri/yfirmaður starfsmannamála viðkomandi sveitafélags að sjá til þess að skráningin verði leiðrétt áður en að til starfmats getur komið.

Umsjón með skipulagningu viðtala er í höndum starfsmatsráðgjafa sem úthluta ákveðnum tímaramma fyrir starfsmatsviðtöl. Það er síðan á ábyrgð starfsmannastjóra/yfirmanni starfsmannamála í viðkomandi sveitarfélagi að raða þeim starfsmönnum sem eiga að mæta í viðtöl á ákveðna tíma innan þess tímaramma sem starfsmatsráðgjafar úthluta þeim. Starfsmatsráðgjafar fá til baka staðfestingu á bókun frá stofnun. Starfsmannastjóri/yfirmaður starfsmannamála skulu jafnframt tryggja að verði forföll hjá starfsmanni sem á að mæta í viðtal komi annar (helst úr sama stéttarfélagi) í hans stað. Jafnframt tryggir vinnuveitandi frí vegna aðkomu stéttarfélagsfulltrúa eftir því sem við á í hverju tilfelli fyrir sig eftir ákvörðun stéttarfélaga.

Stjórnandi ásamt viðkomandi stéttarfélagsfulltrúa skal boðaður í starfsmatsviðtal með starfsmanni. Þegar starfsmenn eru tveir eða fleiri í starfi er nauðsynlegt að boða stjórnendur í a.m.k. eitt af viðtölunum. Kjósi starfsmaður að stjórnandi sé ekki viðstaddur skal taka sérstakt viðtal við stjórnanda um starf starfsmannsins.

Heimilt er að boða tvo starfsmenn úr sama starfi saman í viðtal að fengnu samþykki starfsmanna. Ekki er nauðsynlegt að þessir starfsmenn séu á sama vinnustað eða hafi sama stjórnanda. Halda skal tímaskrá um boðuð viðtöl. Skrá þarf starfsheiti, Ístarf númer, nafn starfsmanns, nafn yfirmanns, stéttarfélag og stofnun, ásamt dagsetningu viðtals. Einnig sjá starfsmatsráðgjafar um að gera viðkomandi stéttarfélagi tímanlega viðvart um bókað viðtal svo félagið geti boðað stéttarfélagsfulltrúa í starfsmatsviðtölin. Ef boðað viðtal fellur niður eða færist til skal skrá breytinguna.

Starfsmenn sem ekki eru boðaðir í starfsmatsviðtal geta fengið almennar upplýsingar um starfsmatið á kynningarfundum starfsmatsráðgjafa og jafnframt geta þeir fengið upplýsingar hjá starfsmannastjóra/yfirmanni starfsmannamála og stéttarfélagi um hverjir eru fulltrúar starfsins starfsmatsviðtölum.

Kynning á starfsmati

Nokkru áður en starfsmatsviðtal fer fram sér starfsmannastjóri/ yfirmaður starfsmannamála um að starfsmaður og hans yfirmaður séu undirbúnir fyrir starfsmatsviðtal með kynningu á starfsmati og hvernig viðtalið fer fram sem starfsmatsráðgjafar sjá um. Í kynningunni er gerð grein fyrir starfsmatinu og nauðsynlegum undirbúningsgögnum s.s. spurningalista starfsmats og uppfærðri samþykktri starfslýsingu. Starfsmaður eða yfirmaður sendir mætir spurningalistann útfylltan ásamt starfslýsingu rafrænt fyrir í starfsmatsviðtalið. Netfang: starfsmat@starfsmat.is

Kynning á starfsmati

Viðstaddir starfsmatsviðtal eru starfsmaður sem fulltrúi starfs, næsti yfirmaður hans, stéttarfélagsfulltrúi og starfsmatsráðgjafi sem stýrir viðtalinu.

Forsendur starfsmatsviðtals eru að fyrir liggi starfslýsing, útfylltur spurningalisti ásamt öðrum upplýsingum um starfið eftir því sem við á.

Hafi starfsmannastjóri/yfirmaður starfsmannamála eða starfsmaður ekki afhent þau gögn* sem nauðsynleg eru í aðdraganda viðtals eða starfsmaður ekki hlotið áskilinn undirbúning getur þurft að fresta starfsmatsviðtali þar til undirbúningi er lokið. (*Uppfærð starfslýsing ekki eldri en árs gömul, útfylltur spurningalisti starfsmats og önnur gögn sem við eiga).

Áður en starfsmatsviðtal hefst fara starfsmatsráðgjafar yfir hlutverk aðila. Starfsmatsráðgjafar stýra viðtalinu og taka niður athugasemdir. Starfsmaður er fulltrúi starfsins og svarar spurningunum. Stjórnandi getur komið með athugasemdir og ábendingar en þess þarf að gæta að viðtalið er fyrst og fremst við starfsmanninn og því skal stjórnandi gæta þess að starfsmaður fái svigrúm til að svara spurningum starfsmatsins. Í lok starfsmatsviðtals fær starfsmaður tækifæri til þess að lesa yfirlit sem endurspeglar svörun hans í starfsmatsviðtalinu.

Starfsmatsviðtal tekur að meðaltali 2 ½ tíma.

Framkvæmd starfsmatsviðtala með fjarfundabúnaði

Viðtöl fara fram í gegnum tölvubúnað sem uppfyllir að þeir sem eru í viðtali sjái samtímis skjámynd þá sem starfsmatssérfræðingar hafi uppi við hverju sinni og í öllu viðtalinu. Ef sveitarfélag leggur áherslu á að samtalið fari fram á Verkefnastofu starfsmatsins í Reykjavík, greiðir það þann kostnaði sem af ferðalagi starfsmanns/a eða starfsmatssérfræðings og stéttarfélagsfulltrúa.

Hlutverk starfsmannastjóra/næsta yfirmanns

Það er á ábyrgð starfsmannastjóra/yfirmanni starfsmannamála að starfsmaður kynni sér fræðsluefni um starfsmatið. Mikilvægt er að skapa starfsmanni aðstöðu og tíma til að kynna sér þetta efni og tækifæri til að ræða við yfirmann og/eða fulltrúa stéttarfélags/trúnaðarmann um þær spurningar sem kunna að vakna um starfið og framkvæmd matsins. Ennfremur þarf að tryggja starfsmanni tíma og aðstöðu til að fylla út spurningalista starfsmats.

Hlutverk stéttarfélaga

Hlutverk stéttafélaga er að tryggja veru stéttarfélagsfulltrúa í viðtölum sem hafa fengið viðeigandi fræðslu um starfsmatið. Stéttarfélögin geta sameinast um stéttarfélagsfulltrúa sem tæki þátt í viðtölum eftir því sem við á og samstarf ríkir um það.

Úrtaks- og vinnureglur vegna starfsmatsviðtala

Eftirfarandi eru reglur Starfsmatsnefndar um fjölda starfsmanna sem boða á í starfsmat úr hverju starfi.

Val á starfsmönnum:

Starfsmenn sem boðaðir eru í starfsmat vegna starfs síns skulu hafa unnið að minnsta kosti í sex mánuði við starfið áður en til starfsmats kemur. Ef margir starfsmenn gegna sama starfi þá skal þess einnig gætt að úrtakið sé í réttu hlutfalli við aldur og kyn.

Starfsmaður ásamt stjórnanda:

Stjórnandi skal boðaður í starfsmatsviðtal með starfsmanni sé starfsmaður því samþykkur. Kjósi starfsmaður að stjórnandi sé ekki viðstaddur skal að taka sérstakt viðtal við stjórnanda um starf starfsmannsins.

Þegar starfsmenn eru tveir eða fleiri í starfi er nauðsynlegt að boða stjórnendur í a.m.k. eitt af viðtölunum. Það er ekki þörf á að tala sérstaklega við fleiri stjórnendur um starfið jafnvel þótt að starfsmenn vinni á mörgum vinnustöðum og hafi þar af leiðandi ekki sama stjórnenda.

Við boðun starfsmanns í starfsmatsviðtal skal ganga úr skugga um það að starfsmaður samþykki það að stjórnandi sitji viðtalið. Ellegar skal starfsmannastjóri finna annan starfsmann ásamt stjórnanda í sama starfi. Ef það gengur ekki eftir og allir starfsmenn í úrtaki koma án stjórnanda í viðtal ber að boða stjórnanda sérstaklega í viðtal vegna starfsins.

Starfsmatsviðtal:

Áður en starfsmatsviðtal hefst fara starfsmatsráðgjafar yfir hlutverk viðkomandi aðila. Starfsmatsráðgjafar stýra viðtalinu og taka niður athugasemdir þegar við á. Til dæmis ef starfsmanni og stjórnanda greinir á. Starfsmaður er fulltrúi starfsins og svarar spurningunum. Stjórnandi getur komið með athugasemdir og ábendingar en þess þarf að gæta að viðtalið er fyrst og fremst við starfsmanninn og því skal stjórnandi gæta þess að starfsmaður fái svigrúm til að svara spurningunum starfsmatsins. Starfsmaður og stjórnandi fara báðir yfir starfsyfirlitið að viðtali loknu og undirrita það.

Starfsmenn tveir saman í viðtali:

Þar sem því verður við komið skal boða tvo starfsmenn úr sama starfi saman í viðtal að því tilskyldu að starfsmenn samþykki það. Ekki er nauðsynlegt að þessir starfsmenn séu á sama vinnustað eða hafi sama stjórnanda. Starfsmenn fara báðir yfir starfsyfirlitið að viðtali loknu. Í þeim tilvikum þar sem stjórnandi er einnig boðaður í viðtal með tveimur starfsmönnum gilda sömu reglur og ef starfsmaðurinn væri einn í viðtali