Starfsreglur starfsmats- og framkvæmdanefndar

Inngangur

Starfsmatið er viðvarandi samstarfsverkefni þeirra sveitar- og stéttarfélaga sem um það hafa samið í kjarasamningum og þau mynda með sér starfsmatsnefndir, annars vegar hjá Sambandi íslenskra sveitarfélaga og hins vegar hjá Reykjavíkurborg. Nefndirnar mynda eina faglega samráðsnefnd, sem tekur stefnumótandi ákvarðanir varðandi þróun kerfisins og önnur fagleg málefni. Samráðsnefndin stofnar sameiginlega áfrýjunarnefnd, sem hefur það hlutverk að taka til meðferðar og úrskurða um kærur vegna starfsmatsniðurstöðu. Aðilar hafa stofnað Verkefnastofu starfsmats, sem rekin er af Reykjavíkurborg og Sambandi íslenskra sveitarfélaga.

Markmið Verkefnastofu Starfsmats:

• Efla faglega þróun og endurskoðun starfsmatskerfisins
• Samræming verkferla og vinnulags
• Eitt teymi starfsmatsráðgjafa fyrir öll sveitarfélög
• Samræma mat á öllum störfum
• Bætt þjónusta við sveitarfélög
• Efling samvinnu við stéttarfélög
• Efla fræðslu og upplýsingagjöf
• Auka skilvirkni og málshraða
• Starfsmatsviðtöl verði notuð í auknum mæli

I. kafli – Starfshættir Starfsmatsnefndar

1. gr. Hlutverk starfsmatsnefndar

Hlutverk starfsmatsnefndar er að vera samráðsvettvangur fyrir stéttarfélög og Sambands íslenskra sveitarfélaga um málefni starfsmats. Starfsmatsnefnd skipar Framkvæmdanefnd starfsmats.

2.gr. Skipan starfsmatsnefndar

Starfsmatsnefnd er skipuð fulltrúum frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga og fulltrúum þeirra stéttarfélaga sem samið hafa um starfsmat. Formaður starfsmatsnefndar kemur frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga og varaformaður frá stéttarfélögum.

3.gr. Skipan og hlutverk framkvæmdanefndar

Samstarfsnefnd skipar átta fulltrúa í Framkvæmdanefnd starfsmats samkvæmt tillögum frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga og stéttarfélögunum. Samband íslenskra sveitarfélaga á fjóra fulltrúa, stéttarfélög innan BSRB tvo fulltrúa, stéttarfélög innan Alþýðusamband Íslands einn fulltrúa og stéttarfélög innan Bandalags háskólamanna einn fulltrúa.

Formaður og varaformaður starfsmatsnefndar stýra framkvæmdanefndinni. Starfsmatsnefnd setur henni starfsreglur samkvæmt sameiginlegum markmiðum samningsaðila, sem sett eru fram í kjarasamningum.

Framkvæmdanefnd starfsmatsins sér um framkvæmd starfsmats hjá Sambandi íslenskra sveitarfélaga á grundvelli starfsmatskerfisins. Framkvæmdanefnd hefur yfirumsjón með þróun og aðlögun starfsmatskerfisins í samvinnu við Starfsmatsnefnd Reykjavíkurborgar.

4. gr. Fagleg samráðsnefnd

Framkvæmdarnefnd samkvæmt 3. gr. ásamt starfsmatsnefnd Reykjavíkurborgar mynda faglega samráðsnefnd. Hlutverk faglegu samráðsnefndarinnar er að vera faglegur samráðsvettvangur við starfsmatið og vinnubrögð starfsmatssérfræðinga með það að markmiði að samræma verkferla og verklag starfsmatsins.

5. gr. Starfsmenn starfsmatsins

Starfsmenn Verkefnastofu starfsmats eru starfsmenn starfsmatsins, og eru þeir faglega sjálfstæðir í störfum sínum. Starfsmennirnir skulu bundnir sérstakri trúnaðarskyldu skv. 2. mgr. 57. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011.

6. gr. Fundir starfsmatsnefndar

Starfsmatsnefnd heldur fundi að jafnaði tvisvar sinnum á ári, vor og haust. Á vorfundi skal framkvæmdarnefnd leggja fram skýrslu um stafssemi síðasta árs, einnig skal skipa í framkvæmdarnefnd. Á haustfundi skal fara yfir og kynna breytingar á starfsmatinu. Í upphafi fundar skal kjósa fundarstjóra og fundarritara sem ritar fundargerð.

7. gr. Fundir framkvæmdanefndar

Framkvæmdanefnd heldur reglulega fundi yfir vetrarmánuðina, en annars eftir samkomulagi. Formaður boðar til funda með hæfilegum fyrirvara. Formanni er skylt að boða til aukafundar ef tveir eða fleiri nefndarmenn krefjast þess. Fulltrúi sem forfallast skal boða varamann í sinn stað. Starfsmenn Verkefnastofu starfsmats eiga sæti á fundum nefndarinnar og eru nefndinni til ráðgjafar.

Formaður skal stjórna fundi, fundargerð skal rituð af starfsmanni Verkefnastofu starfsmats. Fundargerðir skulu birtar á heimasíðu Verkefnastofu starfsmats.

Við undirbúning ákvörðun mála getur framkvæmdanefnd boðað fulltrúa einstaka stéttarfélaga og sveitarfélaga/launagreiðenda sem málið varðar á fund nefndarinnar. Hafa þessir fulltrúar þá málfrelsi og tillögurétt.

Allar ákvarðanir nefndarinnar skulu vera samhljóma. Ákvarðanir nefndarinnar eru fullnaðarákvarðanir, heimilt er þó að áfrýja málum til áfrýjunarnefndar skv.  23.grein.

8. gr. Starfsmatsteymi heima í héraði

Mikilvægt er að þar sem því er við komið starfi starfsmatsteymi í sveitarfélögum með aðkomu fulltrúa frá viðkomandi sveitarfélagi og stéttarfélagi. Hlutverk teymisins er að yfirfara gögn sem tengjast starfsmati hvort sem um er að ræða beiðni um mat á nýju starfi eða endurmati.

9. gr. Vernd upplýsinga

Öll vinnsla tölvutækra persónugreinanlegra gagna í starfsmatsferlinu skal háð aðgangstakmörkun með lykilorðum og aðgengi bundið við starfsmenn starfsmatsins. Starfsmatsviðtöl skulu auðkennd með einstökum númerum.

10. gr. Birting niðurstaðna

Framkvæmdanefnd birtir niðurstöður starfsmats með eftirfarandi hætti:
a) Verkefnastofa starfsmatsins sendir starfsmatsniðurstöður sem samþykktar hafa verið af framkvæmdanefnd starfsmatsins sundurliðað fyrir hvern þátt starfsmatsins til viðkomandi sveitarfélags og stéttarfélags.
b) ISTARF flokkun starfa
c) Fundargerðir framkvæmdanefndar starfsmatsins eru birtar á heimasíðu Verkefnastofu starfsmats.

II. kafli – Skilyrði Starfsmats og boðun í starfsmatsviðtöl

11. gr. Skilyrði starfsmats

Við mat á starfi í starfsmati þarf uppfylla eftirfarandi atriði:
a) að starfsheiti hafi verið skráð og ný/uppfærð starfslýsing liggi fyrir,
b) að starfsmaður hafi gegnt því starfi samfellt að minnsta kosti í sex mánuði,
c) að verksvið sé viðvarandi og stöðugt.
d) útfylltur spurningalisti starfsmatsins staðfestur af starfsmannastjóra/yfirmanni
e) skipurit sveitarfélags
f) að farið sé eftir verkferlum um mat á nýju starfi sem er birtur á heimasíðu Verkefnastofu starfsmats: www.starfsmat.is

12. gr. Boðun starfsmatsviðtala

Umsjón með skipulagningu starfsmatsviðtala er í höndum starfsmatsráðgjafa hjá Verkefnastofu starfsmatsins sem úthluta tímaramma fyrir en starfsmannastjóri/stjórnandi í sveitarfélagi raðar starfsmönnum sem mæta eiga í viðtöl á ákveðna tíma innan þess ramma og bera ábyrgð á boðun þeirra.

13. gr. Val á fulltrúum starfa í starfsmatsviðtöl

Við val á fulltrúum skal taka mið af úrtaksreglum starfsmatsnefndar. Starfsmannastjóri/stjórnandi og/eða stéttarfélag gerir tillögu til starfsmatsráðgjafa um starfsmenn sem eru fengnir til viðtals sem fulltrúar starfs ásamt upplýsingum um næsta yfirmann. Þess ber að gæta að fulltrúarnir endurspegli starfsmannahópinn, þ.e. að kynskipting, aldur og vinnustaðir sé hlutfallslega í samræmi við starfsmannahópinn sem gegnir starfinu.

14. gr. Kynningarefni

Áður en starfsmatsviðtal fer fram skal tryggt að starfsmenn og yfirmenn fái fræðsluefni um starfsmat sem starfsmatsráðgjafar útvega. Starfsmenn geta nálgast fræðslu/ undirbúningsgögn og spurningalista á heimasíðu Verkefnastofu starfsmats.

15. gr. Ábyrgð á undirbúningi starfsmanns

Starfsmannastjóri/stjórnandi bera ábyrgð á að starfsmaður fái í vinnutíma tækifæri til að kynna sér fræðsluefni um starfsmatið og að fylla út spurningalista og skila honum fyrir viðtal. Mikilvægt er að skapa starfsmanni aðstöðu og tækifæri til að ræða við aðila í sama starfi og yfirmann um spurningar sem kunna að vakna og yfirfara starfslýsingu.

16. gr. Starfsmatsviðtöl

Starfsmatsviðtöl fara fram á auglýstum fundarstað. Auk starfsmanns eru viðstaddir viðtalið starfsmatsráðgjafi Verkefnastofu starfsmats, sem stýrir viðtalinu, fulltrúi stéttarfélags viðkomandi starfsmanns og næsti yfirmaður. Starfsmannastjóri/stjórnandi boðar starfsmann og næsta yfirmann til viðtals. Forföll skal boða eins fljótt og kostur er.

17. gr. Starfsyfirlit

Í lok starfsmatsviðtals er farið yfir starfsyfirlit viðtalsins með starfsmanni og næsta yfirmanni. Yfirlitið er stutt samantekt á kröfum til starfs byggð á svörum í viðtalinu.

18. gr. Skoðun á matsniðurstöðum

Þegar starfsmatsniðurstaða á nýju starfi liggur fyrir getur starfsmaður og/eða sveitarfélag óskað eftir fundi innan 30 daga þar sem starfsmannastjóri/stjórnandi og næsti yfirmaður að viðstöddum fulltrúa hlutaðeigandi stéttarfélags (trúnaðarmanni) til að fara yfir niðurstöður starfsmats.
Boða skal til þessa fundar innan 14 daga frá því að skrifleg ósk þess efnis er borin fram af starfsmanni, nema aðilar komi sér saman um aðra tilhögun.

Leiði starfsmat frá bráðabirgðamati til lækkunar ber að lækka röðun starfsins til samræmis við niðurstöðu úr starfsmati. Sú lækkun tekur gildi þremur mánuðum eftir að niðurstaða berst sveitarfélagi. Sjá nánar verkferil um bráðabirgðamat á heimsíðu starfsmatsins.

III. kafli – Endurmat starfa

19. gr. Skilyrði endurmats

Starfsmenn, sveitarfélag og/eða stéttarfélag geta óskað eftir endurmati starfa í samræmi við endurmatsreglur. Fyrir beiðni um endurmat skulu færð skýr skrifleg rök. Þar skal koma fram hvaða breytingar hafa orðið á starfinu frá því að starfið var síðast metið eða hvaða starfskröfur eru taldar hafa verið vanmetnar í fyrra mati.

Starfsmannastjóri og fulltrúi stéttarfélags/starfsmatsteymi sveitarfélags meta hvort starf uppfylli neðangreind skilyrði

1. Vísbendingar eru um að fyrra mat á starfinu hafi ekki verið viðeigandi, t.d. vegna þess að það hafi verið flokkað með störfum sem eru að eðli og umfangi verulega ólík því starfi sem um ræðir.
2. Vísbendingar eru um að verulegar og viðvarandi breytingar hafi orðið á starfinu frá því að það var síðast metið, t.d. vegna nýrra verkefna sem bæst hafa við starfssvið eftir skipulagsbreytingar, eða vegna þróunar á löngu tímabili.
3. Við yfirferð á starfslýsingu í starfsþróunarsamtali hafi komið fram breytingar á starfskröfum sem sem gefa tilefni til skoðunar á endurmati.

Verði starfsmannastjóri og fulltrúi stéttarfélags / starfsmatsteymi ósammála um hvort tilefni sé til endurmats, skal starfið sett í endurmat til Verkefnastofu starfsmatsins.

20. gr. Form beiðni

Beiðni um endurmat skal útbúa á þar til gerðu eyðublaði. Starfsmaður getur leitað aðstoðar yfirmanns / fulltrúa stéttarfélags / starfsmatsteymis við að útbúa beiðni. Beiðni sem er ófullnægjandi er ekki tekin til meðferðar og endursend með leiðbeiningum um ágalla.

Til að beiðni teljist tæk þarf að fylgja henni upprunaleg starfslýsing vegna mats, ný starfslýsing, útfylltur spurningarlisti og rökstuðningur fyrir breyttu mati. Starfsmatsnefnd getur þó ákveðið að taka beiðni gilda þó gögn vanti séu sérstakar aðstæður fyrir hendi.

Starfsmatsráðgjafar skulu tilkynna framkvæmdanefnd starfsmats um beiðni um endurmat á næsta fundi nefndar eftir að beiðnin berst. Endurmatsbeiðni telst ekki fullnægjandi fyrr en öll viðeigandi gögn hafa borist eða að starfsmatsnefnd ákveði að taka beiðnina til meðferðar.

Starfsmatsnefnd er heimilt að ákveða að nýta starfsmatsviðtöl í endurmatsferli.

21. gr. Ákvörðun um endurmat

Framkvæmdanefnd starfsmats tekur starf til endurmats sé skilyrðum til endurmats fullnægt.
Endurmat sem leiðir til hækkunar:
Endurmat getur ýmist leitt til hækkunar, lækkunar eða óbreyttrar niðurstöðu. Ef endurmat leiðir til hækkunar á stigamati þá gildir sú hækkun frá þeim tíma er sótt var um endurmat og viðeigandi gögnum skilað inn til starfsmannastjóra/yfirmanns og stéttarfélags.

Endurmat sem leiðir til lækkunar: Ef endurmat leiðir til lækkunar á stigamati hefur það ekki í för með sér lækkun stiga þeirra sem nú gegna starfinu en nýjum starfsmönnum er raðað samkvæmt nýrri starfsmatsniðurstöðu.

22. gr. Endurskoðun á mati starfa

Mikilvægt er að kerfisbundin endurskoðun starfsmats fari fram á u.þ.b. 5 ára fresti.

IV. kafli – Áfrýjunarnefnd

23. gr. Áfrýjunarnefnd

Niðurstöðum Framkvæmdanefndar starfsmats er hægt að vísa til áfrýjunarnefndar skv. reglum sem þar um gilda.

V. kafli – Endurskoðun starfsreglna starfsmats og framkvæmdanefndar

24. gr. Endurskoðun starfsreglna

Tillögur að breytingum á þessum reglum skulu lagðar fram hálfum mánuði fyrir vorfund starfsmatsnefndar.

Starfsreglur starfsmatsnefndar

I. kafli – Starfshættir Starfsmatsnefndar

1. gr. Hlutverk starfsmatsnefndar

Hlutverk starfsmatsnefndar Reykjavíkurborgar er að sjá um framkvæmd starfsmats hjá Reykjavíkurborg á grundvelli starfsmatskerfsins (Single status job evaluation). Starfsmatsnefnd hefur yfirumsjón með þróun og aðlögun starfsmatskerfisins í samvinnu við framkvæmdanefnd starfsmats Sambands íslenskra sveitarfélaga (Starfsmatsnefnd Sambands íslenskra sveitarfélaga kýs framkvæmdanefnd starfsmats til eins árs í senn sem sér um afgreiðslu starfsmatserinda.)
Nefndin starfar skv. ákvæðum kjarasamninga Reykjavíkurborgar og þeirra stéttarfélaga sem samið hafa um aðild að starfsmatinu.

2.gr. Skipan starfsmatsnefndar

Starfsmatsnefnd Reykjavíkurborgar er skipuð annars vegar þremur föstum fulltrúum stéttarfélaga, þ.e. fulltrúa Eflingar – stéttarfélags, Starfsmannafélags Reykjavíkurborgar og Bandalags háskólamanna. Hins vegar er nefndin skipuð þremur fulltrúum Reykjavíkurborgar og skal einn þeirra gegna formennsku. Varamenn starfsmatsnefndar skulu skipaðir með sama hætti.

3 gr. Verkefnastofa starfsmats

Reykjavíkurborg og Samband íslenskra sveitarfélaga reka saman Verkefnastofu starfsmats. Starfsmenn Verkefnastofu starfsmats skulu bundnir sérstakri trúnaðarskyldu skv. 2. mgr. 57. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011.

Starfsmenn Verkefnastofu starfsmats eru faglega sjálfstæðir í störfum sínum. Kostnaður af störfum þeirra er greiddur af Reykjavíkurborg og hafa þeir réttindi og skyldur starfsmanna Reykjavíkurborgar.

4. gr. Fundir starfsmatsnefndar

Starfsmatsnefnd Reykjavíkurborgar fundar reglulega. Formaður boðar til fundar með hæfilegum fyrirvara. Formanni er skylt að boða til fundar ef tveir eða fleiri nefndarmenn krefjast þess. Fulltrúi sem forfallast skal boða varamann í sinn stað.

Til að hægt sé að fjalla um eða taka ákvörðun um einstök mál þurfa fulltrúar frá þeim stéttarfélögum sem málin varða að hafa verið boðaðir. Starfsmatsnefnd er ákvörðunarhæf þegar hún er skipuð a.m.k. tveimur fulltrúum stéttarfélaga í nefndinni og tveimur fulltrúum Reykjavíkurborgar. Allar ákvarðanir nefndarinnar skulu vera samhljóma. Fundargerðir starfsmatsnefndar eru birtar á heimasíðu Verkefnastofu starfsmats.
Fulltrúar í starfsmatsnefnd eru bundnir trúnaðarskyldu.

Mannréttindastjóri Reykjavíkurborgar á rétt til setu eða getur tilnefnt aðila til setu í sinn stað á starfsmatsnefndarfundum og fundum faglegrar samráðsnefndar (skv. 5.gr.) og er til ráðgjafar eftir atvikum.

Ákvarðanir nefndarinnar eru fullnaðarákvarðanir. Þó er heimilt að vísa málum til áfrýjunarnefndar skv. 21 grein. Einnig er heimilt að vísa málum til samstarfsnefnda/ starfskjaranefndar á grundvelli ákvæða um starfsmatsnefnd í kjarasamningum aðila.

Þegar málefni tiltekins sviðs eru til umfjöllunar er heimilt að kalla til starfsmannastjóra sviðsins til ráðgjafar. Starfsmenn Verkefnastofu starfsmats eiga sæti á fundum nefndarinnar og eru nefndinni til ráðgjafar.

5. gr. Fagleg samráðsnefnd

Starfsmatsnefnd Reykjavíkurborgar ásamt framkvæmdanefnd starfsmats Sambands íslenskra sveitarfélaga mynda Faglega samráðsnefnd. Hlutverk nefndarinnar er að vera faglegur samráðsvettvangur um þróun starfsmatskerfisins, rekstur Verkefnastofu starfsmats, verkferla og verklag starfsmatsins.

6. gr. Vernd upplýsinga

Gögn sem lögð eru fyrir starfsmatsnefndina skulu ekki vera persónugreinanleg. Öll vinnsla tölvutækra persónugreinanlegra gagna í starfsmatsferlinu skal háð aðgangstakmörkun með lykilorðum og aðgengi bundið við starfsmenn Verkefnastofu starfsmatsins. Starfsmatsviðtöl skulu auðkennd með einstökum númerum. Úrvinnsla sem flokkast undir viðkvæmar persónuupplýsingar skal tilkynnt fyrirfram til Persónuverndar, en starfsmatsnefnd starfar skv. leyfi Persónuverndar. Vinnugögn og persónugreinanleg gögn eru ekki birt opinberlega með neinum hætti.

7. gr. Birting niðurstaðna

Starfsmatsnefnd birtir niðurstöður starfsmats með eftirfarandi hætti:
a) Verkefnastofa starfsmats birtir niðurstöður matsins sem samþykktar hafa verið af starfsmatsnefnd sundurliðaðar fyrir hvern þátt á heimasíðu Verkefnastofu starfsmats. Einnig er sundurliðunin send til viðkomandi sviðs og stéttarfélags
b) Fundargerðir starfsmatsnefndar eru birtar á heimasíðu Verkefnastofu starfmats.

II. kafli – Skilyrði starfsmats og flokkun starfa

8. gr. Skilyrði starfsmats

Við mat á starfi þarf að uppfylla eftirfarandi atriði:
a) að starfsheiti hafi verið skráð og ISTARF flokkað og að ný/uppfærð undirrituð starfslýsing liggi fyrir,
b) að starfsmaður/starfsmenn hafi útfyllt spurningalista starfsmats
c) að starfinu hafi verið gegnt hjá Reykjavíkurborg samfellt að minnsta kosti í sex mánuði,
d) að verksvið sé viðvarandi og stöðugt.

Tilfallandi eða tímabundin störf, t.d. sumarstörf og átaksverkefni, heyra ekki undir starfsmat. Ennfremur er starfsmatsnefnd heimilt, í undantekningatilfellum (t.d. árstíðabundin störf), að vísa málum með rökstuðningi til röðunar í samstarfsnefnd/starfskjaranefnd.

9. gr. Val á fulltrúum starfa í starfsmatsviðtöl

Við val á fulltrúum í starfsmatsviðtöl skal taka mið af úrtaksreglum starfsmatsnefndar um fjölda starfsmanna sem boða á í starfsmatsviðtal úr hverju starfi:

1 stm. í starfi = 1 í viðtal ásamt yfirmanni
2-5 stm. í starfi = 2 í viðtal ásamt yfirmanni
6-30 stm. í starfi = 4 í viðtal ásamt yfirmanni
31-60 stm í starfi = 6 í viðtal ásamt yfirmanni
61 eða fleiri stm = 10% starfsmanna, upp að 10 viðtölum

Starfsmannastjóri sviðs gerir tillögu til starfsmanna Verkefnastofu starfsmats um starfsmenn sem eru fengnir til viðtals sem fulltrúar starfs ásamt upplýsingum um næsta yfirmann. Þess bera að gæta að fulltrúar endurspegli starfsmannahópinn, þ.e. að kynskipting, aldur og vinnustaðir séu hlutfallslega í samræmi við starfsmannahópinn sem gegnir starfinu.

Úrtaksreglurnar er hægt að nálgast hér í heild sinni.

III. kafli – Skipulagning starfsmatsviðtala

10. gr. Boðun starfsmatsviðtala

Umsjón með skipulagningu starfsmatsviðtala er í höndum starfsmanna verkefnastofu starfsmats sem úthluta hverri stofnun tímaramma fyrir viðtöl, en starfsmannastjóri hlutaðeigandi sviðs raðar starfsmönnum og yfirmönnum sem mæta eiga í viðtöl á ákveðna tíma innan þess ramma og bera ábyrgð á boðun þeirra. Starfsmenn verkefnastofu starfsmats boða fulltrúa stéttarfélaga í viðtölin.

11. gr. Kynningarefni fyrir viðtöl

Áður en starfsmatsviðtal fer fram skal starfsmannastjóri sviðs tryggja að starfsmenn hafi fengið kynningarefni um starfsmat og þau gögn sem nauðsynleg eru fyrir starfsmatsviðtal.

12. gr. Ábyrgð á undirbúningi starfsmanns

Starfsmannastjóri sviðs og næsti yfirmaður bera ábyrgð á og skulu tryggja að starfsmaður fái í vinnutíma tækifæri til að kynna sér fræðsluefni um starfsmatið og að fylla út spurningalista starfsmats og skila honum fyrir viðtal. Mikilvægt er að skapa starfsmanni aðstöðu og tækifæri til að ræða við aðila í sama starfi og yfirmann um spurningar sem kunna að vakna og yfirfara starfslýsingu.

13. gr. Starfsmatsviðtöl

Starfsmatsviðtöl fara fram á boðuðum fundarstað. Auk starfsmanns eða eftir atvikum starfsmanna er starfsmaður verkefnastofu starfsmats, fulltrúi stéttarfélags viðkomandi starfsmanns og næsti yfirmaður viðstaddir viðtalið.

14. gr. Starfsyfirlit

Í lok starfsmatsviðtals er farið yfir starfsyfirlit viðtalsins með starfsmanni og næsta yfirmanni. Yfirlitið er stutt samantekt á kröfum til starfs byggð á svörum í viðtalinu.

15. gr. Skoðun á matsniðurstöðum

Þegar niðurstaða starfsmats liggur fyrir getur starfsmaður innan 30 daga óskað eftir fundi með starfsmannastjóra sviðs og næsta yfirmanni að viðstöddum fulltrúa hlutaðeigandi stéttarfélags til að fara yfir niðurstöður starfsmats á starfi sínu.
Boða skal til þessa fundar innan 14 daga frá því að skrifleg ósk þess efnis er borin fram af starfsmanni, nema aðilar komi sér saman um aðra tilhögun.

IV. kafli – Endurmat starfa

16. gr. Skilyrði endurmats

Starfsmatsnefnd ber að endurskoða niðurstöðu starfsmats ef vísbendingar eru um að verulegar og viðvarandi breytingar hafi orðið á starfinu frá því að það var síðast metið eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi sem sýnt er fram á að hafi haft umtalsverð áhrif á niðurstöður starfsmatsins. Þar gæti t.d. verið um að ræða ný verkefni sem bætt hefur verið við starfssvið eftir endurskipulagningu starfs eða vegna breytinga á löngu tímabili.
Í beiðni um endurmat þarf að greina á milli þeirra þátta sem krafist er í starfinu og þeirra þátta sem starfsmaður innir af hendi umfram það sem starfið gerir kröfur um skv. ákvörðun sviðs

17. gr. Form beiðni

Beiðni um endurmat skal skilað á þar til gerðu eyðublaði. Starfsmaður getur leitað aðstoðar fulltrúa stéttarfélags og/eða sviðs við að útbúa beiðni. Beiðni sem er ófullnægjandi er ekki tekin til meðferðar og endursend með leiðbeiningum um ágalla.
Til að beiðni teljist gild þarf að fylgja henni, útfylltur spurningarlisti og rökstuðningur. Starfsmenn verkefnastofu starfsmats óska eftir staðfestri starfslýsingu hjá sviðinu og skulu þeir tilkynna starfsmatsnefnd um viðkomandi endurmatsbeiðni á næsta fundi nefndar eftir að beiðnin berst.

18. gr. Upplýsingaskylda vegna endurmatsbeiðni

Óski starfsmannastjóri sviðs eftir endurmati á starfi skal hann upplýsa þann eða þá sem gegna starfinu um forsendur beiðnar.
Óski starfsmaður/starfsmenn eftir endurmati á starfi skulu starfsmenn verkefnastofu starfsmats tilkynna starfmannastjóra sviðs skriflega um að óskað hafi verið eftir endurmati á niðurstöðum starfsmats vegna starfs sem heyrir undir starfsemi sviðsins. Ef starfið er á fleiri sviðum skal nefndin eftir atvikum tilkynna öðrum starfsmannastjórum um fyrirliggjandi endurmatsbeiðni þannig að tryggt sé að samræmis sé gætt við mat starfa innan borgarinnar.
Einnig skal tilkynna stéttarfélagi starfsmanns/starfsmanna um beiðnina.

19. gr. Ákvörðun um endurmat

Starfsmatsnefnd tekur endurmatsbeiðni til afgreiðslu sé skilyrðum til endurmats fullnægt.
Leiði endurmat starfs til breytinga tekur það gildi frá þeim tíma sem fullnægjandi beiðni um endurmat barst Verkefnastofu starfsmats skv. ákvæðum kjarasamninga.

20. gr. Endurskoðun starfsmats

Árlega skal yfirfara öll störf sem ekki hafa hlotið endurmat eða endurskoðun undanfarin fimm ár og skal það gert með eftirfarandi hætti:

a) Starfsmenn verkefnastofu starfsmats útbúa árlega lista yfir þau störf sem metin voru fimm árum fyrr og hafa ekki hlotið endurmat eða aðra endurskoðun. Listinn verður aðgengilegur á heimasíðu starfsmatsins.
b) Mannauðsdeild sendir listann til starfsmannastjóra sviðs og óskar eftir starfslýsingu fyrir viðkomandi störf sem berast skal mannauðsdeild innan tveggja mánaða. Starfslýsingin á að vera uppfærð og ekki eldri en 6 mánaða. Ef starfsmannastjóri sviðs telur að starfið hafi breyst skal sviðið óska eftir endurmati.
c) Ef ekki berst endurmatsbeiðni frá sviði eða starfsmanni innan 2 mánaða að því er varðar fyrrnefnd störf eru viðkomandi stéttarfélagi sendar upplýsingar um það ásamt starfslýsingum starfanna og félagið getur í kjölfarið beitt sér fyrir því að endurmatsbeiðni komi frá starfsmanni/starfsmönnum.
d) Ef ekki berst endurmatsbeiðni frá sviði eða starfsmanni en nefndin er engu að síður sammála um að þörf sé á endurskoðun starfsins, getur nefndin óskað eftir frekari rökstuðningi frá viðkomandi starfsmannastjóra og eftir atvikum kallað hann til fundar til að fara yfir málið.
e) Árlega skal starfsmatsnefnd funda með starfsmannastjórum og fara yfir starfslýsingar starfa á listanum.

V. kafli – Áfrýjunarnefnd

21. gr. Áfrýjunarnefnd

Niðurstöðum starfsmatsnefndar er hægt að vísa til áfrýjunarnefndar skv. reglum sem þar um gilda.

Starfsreglur áfrýjunarnefndar starfsmatskerfis

Almennt um nefndina

1. gr. Heiti og aðsetur

Nefndin heitir áfrýjunarnefnd og starfar á grundvelli kjarasamninga stéttarfélaga sem samið hafa um starfsmatskerfið Samstarf við Reykjavíkurborg og/eða Samband íslenskra sveitarfélaga og starfsreglna sem um starfsmatskerfið gilda. Nefndin hefur aðsetur hjá Verkefnastofu Starfsmats. Verkefnastofan sér áfrýjunarnefndinni fyrir fundaraðstöðu, tekur við kærum til nefndarinnar, sendir tilkynningar og sér um vörslu gagna.

2.gr. Valdsvið

Starfsmenn sem sinna störfum sem heyra undir starfsmat geta kært niðurstöður starfsmats vegna þess starfs sem viðkomandi gegnir til nefndarinnar. Þá geta fulltrúar sveitarfélags eða stéttarfélags einnig kært niðurstöður starfsmatsnefndar RVK og framkvæmdanefndar starfsmatsnefndar.

Niðurstöður starfsmats starfa eru kæranlegar þegar um er að ræða starf sem hefur verið metið samkvæmt starfsmatskerfinu og hlotið afgreiðslu skv. reglum um endurmat.

Niðurstöður áfrýjunarnefndar eru endanlegar og því bindandi gagnvart málsaðilum.

Skipulag og starfshættir

3. gr. Skipan nefndar

Nefndarmenn skulu vera fjórir. Þau stéttarfélög sem samið hafa um starfsmat í kjarasamningum skipa tvo fulltrúa. Reykjavíkurborg og Samband ísl. sveitarfélaga skipa sameiginlega tvo fulltrúa. Reykjavíkurborg og Samband ísl. sveitarfélaga skipta með sér formennsku til tveggja ára í senn.

4. gr. Starfshættir

Formaður boðar fundi eftir þörfum. Fundir nefndarinnar eru því aðeins lögmætir að nefndin sé fullskipuð. Nefndin boðar fulltrúa þeirra stéttarfélaga sem málið varðar og eru þeir áheyrnafulltrúar með málfrelsi og tillögurétt. Nefndin byggir álit sitt á grundvelli gagna sem fyrir hana eru lögð. Niðurstöður nefndarinnar skulu vera rökstuddar og færðar til bókar ásamt rökstuðningi. Niðurstöður nefndarinnar skulu vera samhljóma.

Meðferð mála

5. gr. Form og efni kæru

Kæra skal vera skrifleg og berast nefndinni innan sex mánaða frá því niðurstaða starfsmatsnefndar er tilkynnt aðilum. Í kæru skal koma fram nafn, heimilisfang og kennitala þess sem kærir ásamt starfsheiti, starfsstað og fleira sem málið varðar (sbr. sambærileg gögn sem lög eru fyrir í starfsmatsnefnd/framkvæmdanefnd starfsmatsnefndar).

Í kæru skal lýst ítarlega því álitaefni sem er forsenda kærunnar sem og þeim kröfum sem málið varðar. Kröfurnar ber að rökstyðja.

Nefndin fær öll þau gögn sem málið varðar meðal annars þau gögn sem lágu til grundvallar við mat á viðkomandi starfi.

6. gr. Frávísun

Nefndin tekur afstöðu til þess hvort kæra sé studd þeim gögnum sem þörf er á og með þeim hætti að hægt sé að taka efnislega afstöðu til hennar með álitsgerð. Uppfylli kæra ekki kröfur þessar skal kæranda veittur 10 daga frestur til að bæta úr ágöllum en að þeim tíma liðnum skal máli vísað frá.

Nefndin skal vísa máli frá ef mál er svo óljóst, illa upplýst eða krafa aðila svo óskýr, þrátt fyrir veittan frest skv. 2. mgr. að það sé ekki tækt til álitsgjafar. Slík frávísun skal rökstudd. Mál, sem vísað er frá á þessari forsendu, skal taka til meðferðar að nýju hafi nauðsynlegra upplýsinga verið aflað og kröfugerð skýrð.

7. gr. Málsmeðferð

Málsmeðferð fyrir nefndinni er skrifleg.

Sé mál tekið til meðferðar skal hlutaðeigandi sveitarfélagi, stéttarfélagi og starfsmatsnefnd/framkvæmdanefnd starfsmatsnefndar fengin kæra til umsagnar og andmæla. Gagnaðila skal veittur fjórtan daga frestur til að skila umsögn sinni. Telji nefndin að greinargerð gagnaðila sé á einhvern hátt áfátt getur hún veitt honum fimm daga frest til úrbóta. Telji nefndin þess þörf getur hún óskað eftir framhaldsgreinargerð kæranda. Skal honum þá veittur fjórtán daga frestur til að skila greinargerð sinni. Ef við á er nefndinni jafnframt heimilt að beina skriflega til aðila spurningum og beiðnum um framlagningu tiltekinna gagna.

Telji nefndarmenn þörf á frekari gögnnum við úrlausn mála getur nefndin kallað eftir þeim gögnum.

Komi í ljós við meðferð málsins að annmarkar séu á afgreiðslu máls hjá starfsmatsnefnd/framkvæmdanefnd starfsmats, skal vísa máli aftur til starfsmatsnefndar/framkvæmdanefndar starfsmats til afgreiðslu.

Þegar álit nefndarinnar liggur fyrir skal aðilum gefinn fimm daga frestur til að koma að skriflegum athugasemdum áður en álitið er birt. Nefndin metur hvort athugasemdir ef einhverjar eru gefi tilefni til frekari úrvinnslu.

8. gr. Málshraði

Nefndin skal taka kæru til meðferðar innan fjögurra vikna frá því hún berst nefndinni og skal niðurstaða nefndarinnar að jafnaði liggja fyrir innan sex vikna frá því að öll gögn liggja fyrir.

Þegar fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla máls muni tefjast ber að skýra aðila máls frá því. Skal þá upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.

9. gr. Útgáfa og kynning álitsgerða

Niðurstaða máls skal send aðilum innan sjö daga frá því að hún liggur fyrir.

Nefndin skal birta niðurstöður sína á heimasíðu Verkefnastofu starfsmats. Nefndinni er heimilt að stytta álitsgerðir við útgáfu þeirra.

10. gr. Gildistaka

Reglur þessar eru settar á grundvelli reglna um starfsmat í kjarasamningum aðila og taka gildi þann 27.2.2017.

11. gr. Endurskoðun

Reglur þessar skulu endurskoðaðar eftir því sem þurfa þykir þó ekki sjaldnar en á fimm ára fresti.

Ákvæði til bráðabirgða

12. gr.

Þrátt fyrir ákvæði 11. gr. skulu reglur þessar teknar til endurskoðunar fyrir árslok 2017.

13. gr.

Þau störf sem hafa fengið endurmat eftir 1. febrúar 2014 hjá Reykjavíkurborg og eftir 1. maí hjá Sambandi íslenskra sveitarfélaga geta þrátt fyrir ákvæði 5. greinar lagt inn kæru til áfrýjunarnefnda til marsloka 2018. Samkvæmt ákvæðum kjarasamninga þar um.

Reglurnar voru samþykktar á fundi faglegrar samráðsnefndar 11. september 2017